Caixa de Entrada de Equipe do WhatsApp: Recursos, Benefícios e Configuração

É oficial: o WhatsApp em breve superará o e-mail como a plataforma preferida para comunicação empresarial.

Embora possa levar algum tempo, o processo já está em andamento.

Com mais de 2,8 bilhões de usuários, o WhatsApp oferece um enorme potencial para empresas e marcas atualmente.

Em 2024, mais de 50 milhões de empresas e marcas estão usando essa plataforma de comunicação. Incrível, não é?

Embora as razões para isso sejam múltiplas, a API do WhatsApp Business certamente está entre as principais.
Lançada pela Meta (então Facebook) em 2018, ela permite que as empresas se comuniquem e interajam com seus clientes em larga escala. Na verdade, também facilita a comunicação interna.

Um dos principais recursos da API do WhatsApp Business é a Caixa de Entrada de Equipe do WhatsApp.

Mas o que exatamente é uma caixa de entrada compartilhada de equipe e como você pode configurá-la? Descobriremos isso e muito mais neste blog.

O que é a Caixa de Entrada de Equipe do WhatsApp?

Uma Caixa de Entrada de Equipe do WhatsApp serve como uma plataforma de mensagens colaborativa adaptada para empresas que se comunicam com clientes via WhatsApp. Diferentemente das limitações do aplicativo WhatsApp Business, uma Caixa de Entrada de Equipe funciona como um hub centralizado. Nesta caixa de entrada, você pode enviar e receber todas as suas mensagens do WhatsApp, permitindo monitorar efetivamente e responder prontamente às consultas dos clientes, feedback e solicitações de suporte assim que chegam.

Caixa de Entrada de Equipe do WhatsApp: Principais Recursos e Funcionalidades

Continue lendo para conhecer os principais recursos de uma caixa de entrada de equipe do WhatsApp.

• Comunicação Centralizada: A Caixa de Entrada de Equipe serve como uma plataforma centralizada onde todos os membros da equipe podem acessar e responder às mensagens dos clientes, garantindo uma comunicação consistente.
• Caixa de Entrada Compartilhada: As mensagens dos clientes são organizadas em uma caixa de entrada compartilhada, permitindo que os membros da equipe visualizem e gerenciem as conversas coletivamente.
• Atribuição e Roteamento: Os membros da equipe podem atribuir mensagens a indivíduos ou departamentos específicos, garantindo um tratamento eficiente e a resolução das consultas dos clientes.
• Notas Internas: Os membros da equipe podem adicionar notas internas às mensagens, fornecendo contexto ou instruções para lidar efetivamente com as consultas dos clientes.
• Atualizações de Status: Os usuários podem definir atualizações de status para indicar sua disponibilidade ou fornecer informações sobre suas tarefas atuais, ajudando os membros da equipe a coordenar e priorizar respostas.
• Compartilhamento de Arquivos: A capacidade de compartilhar arquivos diretamente na Caixa de Entrada de Equipe simplifica o processo de compartilhamento de documentos, imagens ou outros recursos relevantes durante as interações com os clientes.
• Integração com Sistemas de CRM: A integração com sistemas de Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM) permite a sincronização perfeita dos dados dos clientes e do histórico de interações, possibilitando um suporte ao cliente personalizado e eficiente.
• Respostas Automatizadas: A implementação de respostas automatizadas para perguntas frequentes ou consultas padrão economiza tempo e garante um atendimento ao cliente rápido fora do horário comercial regular.
• Análises e Relatórios: Ferramentas integradas de análise e relatórios fornecem insights sobre o desempenho da equipe, níveis de satisfação do cliente e tempos de resposta, permitindo a melhoria contínua dos processos de atendimento ao cliente.
• Segurança e Conformidade: Medidas robustas de segurança garantem a confidencialidade dos dados dos clientes, enquanto recursos de conformidade ajudam as organizações a aderir a regulamentações relevantes como GDPR ou CCPA.

Benefícios de uma Caixa de Entrada de Equipe do WhatsApp

Agora que discutimos as características de uma caixa de entrada de equipe do WhatsApp, vamos ao que realmente importa—os benefícios.

A. Eficiência Aprimorada

Ao centralizar a comunicação com o cliente em uma única plataforma, as empresas podem otimizar seus processos, reduzindo o tempo gasto alternando entre diferentes aplicativos ou plataformas.

B. Comunicação em Tempo Real

As empresas podem interagir com os clientes em tempo real, fornecendo suporte instantâneo e resolvendo problemas à medida que surgem, levando a níveis mais altos de satisfação do cliente.

C. Produtividade Aumentada

A capacidade de atribuir mensagens, adicionar notas internas e definir atualizações de status ajuda as equipes a priorizar tarefas e trabalhar de forma mais produtiva, resultando em tempos de resposta mais rápidos e resolução de consultas de clientes.

D. Melhor Atendimento ao Cliente

Ao fornecer uma experiência de comunicação perfeita e personalizada, as empresas podem oferecer um atendimento ao cliente superior, construir relacionamentos mais fortes e fomentar a fidelidade do cliente.

E. Custo-Benefício

A Caixa de Entrada de Equipe do WhatsApp oferece uma solução econômica para as empresas gerenciarem a comunicação com o cliente, eliminando a necessidade de sistemas de CRM caros ou plataformas de mensagens de terceiros.

F. Escalabilidade

À medida que as empresas crescem, a Caixa de Entrada de Equipe do WhatsApp pode rapidamente se adaptar para acomodar o aumento do volume de comunicação e membros adicionais da equipe. Isso garante eficiência e eficácia contínuas.

G. Presença da Marca no WhatsApp

Aproveitar o WhatsApp para comunicação empresarial ajuda as empresas a fortalecer sua presença de marca em uma plataforma de mensagens amplamente utilizada, alcançando os clientes onde eles estão mais ativos.

Como Configurar uma Caixa de Entrada de Equipe do WhatsApp

Configurar uma Caixa de Entrada de Equipe do WhatsApp pode tornar a comunicação da sua empresa mais rápida e melhor. Siga estas etapas fáceis para começar.

1. Escolha a Ferramenta Certa

Primeiro, você precisa escolher uma ferramenta que funcione com a Caixa de Entrada de Equipe do WhatsApp. Muitos provedores de API do WhatsApp Business podem ajudar você com isso. Faça algumas pesquisas e escolha um que atenda às necessidades do seu negócio. Wati, um provedor de API do WhatsApp Business completo, é uma solução ideal confiada por PMEs em mais de 78 países. Ele permite adicionar notas e respostas rápidas, enviar mensagens de modelo, adicionar parâmetros personalizados, filtrar contatos e muito mais.

2. Crie uma Conta WhatsApp Business

Se você ainda não tiver uma, você precisa criar uma Conta WhatsApp Business. Ela será a base para sua Caixa de Entrada de Equipe.

Certifique-se de preencher seu perfil de negócios com informações precisas, incluindo o nome da sua empresa, descrição, endereço e detalhes de contato.

3. Conecte-se à Ferramenta Escolhida

Uma vez que você tenha sua Conta WhatsApp Business, você precisa conectá-la à ferramenta que escolheu. Isso geralmente envolve seguir o processo de integração da ferramenta. Você pode precisar verificar seu negócio e vincular seu número do WhatsApp à ferramenta.

Leia Também: Como Solicitar a Verificação do Selo Verde do WhatsApp?

4. Adicione os Membros da Sua Equipe

Agora você pode adicionar os membros da sua equipe à ferramenta. Atribua a eles funções e permissões com base no que eles precisam fazer.

Por exemplo, alguns podem lidar com todas as mensagens, enquanto outros se concentram em tipos específicos. Você pode determinar as funções e permissões que cada membro da equipe requer com base em suas responsabilidades e funções de trabalho.

• Administradores: Os administradores têm controle total sobre a caixa de entrada, incluindo o gerenciamento de outros membros da equipe, configuração de ajustes e visualização de todas as mensagens.
• Agentes: Os agentes têm acesso à caixa de entrada e podem lidar com mensagens de clientes. No entanto, eles podem não ter privilégios administrativos, como gerenciar outros membros da equipe ou alterar configurações.

​​5. Configure Sua Caixa de Entrada de Equipe do WhatsApp

Personalize as configurações da sua Caixa de Entrada de Equipe. Isso pode incluir:

• Configuração de Departamentos: Agrupe sua equipe em diferentes departamentos como Vendas, Suporte ou Marketing.
• Criação de Respostas Automatizadas: Responda automaticamente a perguntas comuns para responder rapidamente.
• Roteamento de Mensagens: Defina regras para enviar mensagens para os membros da equipe ou departamentos certos com base em palavras-chave.

6. Treine Sua Equipe

Certifique-se de que sua equipe saiba como usar a Caixa de Entrada de Equipe do WhatsApp. Realize sessões de treinamento para familiarizá-los com os recursos da ferramenta, como:

• Atribuir e Reatribuir Mensagens: Como atribuir mensagens a si mesmos ou a outros membros da equipe.
• Usar Notas Internas: Adicionar notas internas para fornecer contexto ou instruções para conversas específicas.
• Gerenciar Atualizações de Status: Atualizar seu status de disponibilidade para ajudar na priorização de tarefas.

7. Comece e Monitore

Uma vez que tudo esteja configurado, comece a usar sua Caixa de Entrada de Equipe do WhatsApp. Fique de olho em como está funcionando e obtenha feedback da sua equipe para identificar quaisquer áreas de melhoria.

Use os recursos de análise e relatórios da ferramenta para acompanhar métricas importantes como tempos de resposta, taxas de resolução e satisfação do cliente.

8. Continue Melhorando

Verifique regularmente a configuração da sua Caixa de Entrada de Equipe do WhatsApp e faça ajustes conforme necessário. À medida que seu negócio cresce, você pode precisar adicionar mais membros à equipe, atualizar regras de roteamento ou refinar suas respostas automatizadas para atender melhor seus clientes.

Por Que Escolher o Wati para a Caixa de Entrada de Equipe do WhatsApp?

Quando se trata de configurar uma Caixa de Entrada de Equipe do WhatsApp, escolher o provedor certo é crucial. É aí que o Wati entra. Como mencionado anteriormente, o Wati é um provedor de API do WhatsApp Business de ponta a ponta que torna o gerenciamento da comunicação com o cliente simples e eficaz. Aqui estão algumas coisas que você pode esperar do Wati.

A. Análises

A página de Análises da Caixa de Entrada de Equipe do Wati oferece insights sobre dados atuais e passados relacionados a tickets e mensagens, avaliando quão efetivamente os operadores da Caixa de Entrada de Equipe gerenciaram essas consultas.

B. Relatório Programado

O relatório da Caixa de Entrada de Equipe permite que os usuários do painel programem uma exportação semanal de métricas vitais da Caixa de Entrada de Equipe no nível de ticket.

Este relatório oferece uma visão geral abrangente de todos os tickets abertos na última semana, proporcionando aos clientes a flexibilidade de analisar os dados exportados para obter insights personalizados.

C. Integração com CRM

A integração com sistemas CRM é outro benefício valioso. Por exemplo, o WATI incorpora perfeitamente sua Caixa de Entrada de Equipe no Zoho CRM através da extensão “WhatsApp Business para Zoho CRM”.

D. Mensagens de Modelo

Você também pode enviar mensagens de modelo utilizando mensagens pré-projetadas na Caixa de Entrada de Equipe do Wati para uma comunicação rápida e consistente com os clientes.

Além dessas incríveis capacidades de Caixa de Entrada de Equipe do WhatsApp, o Wati também oferece recursos como transmissão em massa, CTWA, notificações personalizadas e um chatbot sem código.

Quer começar com o Wati? Inscreva-se para um teste gratuito de 7 dias hoje. Quer experimentar primeiro? Você também pode agendar uma demonstração.

Considerações Finais

Configurar uma Caixa de Entrada de Equipe do WhatsApp pode melhorar significativamente a comunicação do seu negócio e o atendimento ao cliente. Ao centralizar mensagens, atribuir tarefas e usar respostas automatizadas, sua equipe pode trabalhar de forma mais eficiente e responder aos clientes mais rapidamente.

Lembre-se de escolher a ferramenta certa, configurar sua conta corretamente, treinar sua equipe e monitorar e melhorar continuamente sua configuração.

Com esses passos, você estará no caminho certo para um melhor trabalho em equipe e clientes mais satisfeitos. Comece hoje e veja a diferença que uma Caixa de Entrada de Equipe do WhatsApp pode fazer!

Perguntas Frequentes

1. Como uma Caixa de Entrada Compartilhada do WhatsApp melhora a comunicação da equipe?

Ela centraliza todas as mensagens, permitindo que os membros da equipe vejam e respondam às consultas dos clientes em um único lugar.

2. Vários membros da equipe podem usar a Caixa de Entrada de Equipe do WhatsApp?

Sim, vários membros da equipe podem acessar e gerenciar a caixa de entrada simultaneamente.

3. Quais são os principais benefícios de usar uma Caixa de Entrada Compartilhada?

Ela melhora a colaboração da equipe, acelera os tempos de resposta e aumenta a eficiência do atendimento ao cliente.